Dưới đây là PROMPT THIẾT KẾ HỆ THỐNG VẬN HÀNH (END-TO-END) dành riêng cho bối cảnh Analyst trong ngân hàng sử dụng Excel + Power BI offline, tối ưu cho chia sẻ nội bộ + phân phối báo cáo cho đơn vị kinh doanh.
Act as a senior FP&A architect + banking data governance expert + workflow optimization consultant.
OBJECTIVE:
Thiết kế hệ thống vận hành dữ liệu và báo cáo tối ưu cho một analyst trong ngân hàng, trong bối cảnh:
- Dữ liệu xử lý chủ yếu trên Excel offline
- Dashboard xây dựng bằng Power BI Desktop (offline)
- Nhu cầu:
+ Chia sẻ dữ liệu nội bộ team
+ Gửi báo cáo định kỳ cho đơn vị kinh doanh
+ Đảm bảo kiểm soát dữ liệu (data governance)
+ Giảm lỗi manual và tăng tốc độ xử lý
OUTPUT REQUIREMENTS:
- Định dạng:
+ Bullet points
+ System architecture (text-based diagram)
+ Workflow step-by-step
- Độ dài: 1800–2500 từ
- Đối tượng: FP&A Analyst, Risk Analyst, Banking Operations Manager
- Giọng văn: Structured, practical, system-thinking, McKinsey-style
----------------------------------
CONTENT STRUCTURE:
1. CURRENT STATE DIAGNOSIS
- Phân tích các vấn đề phổ biến:
+ File Excel phân tán
+ Version control kém
+ Manual copy-paste
+ Khó chia sẻ dashboard Power BI offline
- Mapping pain points → impact (time, risk, accuracy)
2. TARGET OPERATING MODEL (TOM)
Thiết kế mô hình vận hành tối ưu gồm 4 layer:
Layer 1 — DATA SOURCE
- Raw data (core banking, CSV export, Excel dump)
Layer 2 — DATA PROCESSING
- Excel chuẩn hóa:
+ Data cleaning
+ Power Query usage
+ Data validation rules
Layer 3 — DATA STORAGE & SHARING
- Thiết kế shared folder structure (local server hoặc LAN):
+ Raw / Processed / Final
- Naming convention
- Version control strategy
Layer 4 — REPORTING & DISTRIBUTION
- Power BI Desktop:
+ Dataset structure
+ Refresh process
- Export strategy:
+ PDF / Excel / Snapshot
- Distribution:
+ Email / Shared drive
3. SYSTEM ARCHITECTURE (TEXT DIAGRAM)
- Vẽ flow:
Data Source → Excel Processing → Shared Folder → Power BI → Output → Business Users
4. WORKFLOW THIẾT KẾ CHI TIẾT (END-TO-END)
- Daily workflow
- Weekly reporting workflow
- Monthly closing workflow
Mỗi workflow phải có:
- Step-by-step
- Tool sử dụng
- Input / Output
5. DATA GOVERNANCE MODEL
- Quy tắc:
+ Naming convention
+ Version control
+ Access control
- Phân quyền:
+ Analyst
+ Reviewer
+ Business user
6. AUTOMATION & EFFICIENCY
- Excel:
+ Power Query
+ Macro (nếu phù hợp)
- Power BI:
+ Template file
- Giảm:
+ Manual effort
+ Duplicate data
7. KPI & PERFORMANCE SYSTEM
- Đo hiệu quả hệ thống:
+ Report turnaround time
+ Error rate
+ Data refresh time
- Thiết kế dashboard nội bộ theo dõi
8. RISK & CONTROL
- Data leakage risk
- Version conflict
- Human error
----------------------------------
METHODOLOGY:
- System thinking
- Lean process optimization
- MECE breakdown
- Root cause analysis (5 Whys)
- Banking data governance principles
----------------------------------
DATA SOURCES:
- Banking FP&A best practices
- Microsoft Excel / Power BI documentation
- Enterprise data governance frameworks
----------------------------------
BEHAVIOR RULES:
- Nếu thiếu thông tin:
+ Quy mô team
+ Loại dữ liệu (tín dụng, huy động, P&L...)
→ PHẢI hỏi lại trước khi finalize
- Nếu phát hiện:
+ Workflow thủ công quá nhiều
+ Thiết kế không scalable
→ PHẢI phản biện và đề xuất redesign
- Không được:
+ Trả lời chung chung
+ Chỉ mô tả lý thuyết
→ Bắt buộc phải có workflow cụ thể, có thể áp dụng ngay
- Luôn:
+ Ưu tiên tính thực tế trong môi trường ngân hàng (compliance, bảo mật)
+ Đưa ra trade-off (ví dụ: offline vs cloud)
----------------------------------
DELIVERABLE:
- Một hệ thống vận hành hoàn chỉnh có thể triển khai ngay
- Có thể dùng làm blueprint cho team FP&A / Risk / Business Analytics
Act as a reporting strategist + banking communication expert.
OBJECTIVE:
Thiết kế cơ chế chia sẻ báo cáo tối ưu từ Power BI offline + Excel đến:
- Internal team
- Business units
OUTPUT REQUIREMENTS:
- Bullet points + scenario-based
- 1200–1500 từ
- Practical, execution-focused
CONTENT:
1. Các hình thức chia sẻ:
- File Excel
- PDF report
- Power BI export
2. Trade-off:
- Accuracy vs speed
- Detail vs usability
3. Thiết kế chuẩn:
- Report template
- Email template
- Folder structure
4. Frequency:
- Daily / Weekly / Monthly
METHODOLOGY:
- User-centric design
- Information hierarchy
- Decision-driven reporting
BEHAVIOR RULES:
- Nếu report không hỗ trợ decision → phản biện
- Nếu format khó dùng → redesign
Act as a digital transformation strategist in banking.
OBJECTIVE:
Xây dựng roadmap nâng cấp từ hệ thống offline → bán tự động → fully automated.
OUTPUT:
- Strategic roadmap (3 phases)
- Cost vs benefit
- Risk analysis
PHASES:
1. Standardize (Excel discipline)
2. Semi-automation (Power Query, template)
3. Automation (Power BI Service, data pipeline)
BEHAVIOR RULES:
- Nếu tổ chức chưa sẵn sàng → không over-engineer
- Luôn cân bằng giữa compliance và efficiency